Cbtis 198
Documentación OFICIAL
INTEGRANTES:
° RAMIREZ RODRIGUEZ REBECA.
° Salazar ESPINOSA MARIA DEL CARMEN
° García BALDERAS MARIA FERNANDA.
° MANCERA Sánchez Fernando David.
° Mesías Ortiz Alexis Jhair. Introducción
Los
documentos como su nombre lo indica son oficiales ya que son necesarios en una
empresa, cada uno de estos documentos tienen un peculiar uso en esta…
Aquí
veremos ejemplos de la documentación que deberá contener la institución, ya que
requiere cientos puntos y caracteres en los documentos.
Es
interesante ya que en ella conocerás un poco de lo difícil que es llevar y/o
administrar acabo lo que es una empresa.
Espero
y les sirva de gran ayuda este trabajo.
Léanlo,
analícenlo, expresen sus propias conclusiones y denle razonamiento.
Deseo que les haya
agradado… ¡Gracias!
ACTA
DE NACIMIENTO
CONCEPTO:
Se denomina acta de
nacimiento al documento por el cual se otorga constancia de los datos básicos
acerca del nacimiento de una persona. Este documento es redactado y archivado
en el lugar de origen de la persona, en oficinas que suelen denominarse
comúnmente Registro Civil de las Personas. A partir de ese acta, a la persona
se le otorgará un documento de identidad, que lo (precisamente) identifica como
ciudadano.
REQUISITOS:
1.-Nombre completo (nombre/s
y apellido/s)
2.-Fecha de nacimiento y
hora
3.-Talla, Peso al nacer
4.-Lugar donde Nació
5.-Ciudad y Municipio
6.-Datos personales de los
padres
7.-Firmas de los padres
8.-Sellos y firma de la
responsable de la oficina del registro civil
9.- Quién compadeció del
hijo
10.- vivió la madre al nacer
él bebe
Oficio
DEFINICIÓN:
Es un documento de carácter oficial que se
utiliza en los organismos del sector público y por extensión en algunas
instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del
estado. Se
trata de un documento que permite comunicar disposiciones, abrir consultas o
llevar adelante distintas gestiones.
REQUISITOS:
° Membrete
° Datos sobre el lugar y
fecha
° La numeración del documento
° Su destinatario
° El asunto
° La referencia
° El texto o cuerpo
° Despedida
° La firma
° El pos firma (con el
nombre y apellido de la persona que firma, su cargo y su sello).
New Anión S.A DE C.V
Fecha:
Celaya, Gto 5 de mayo
del 2014
No. Oficio:
DRH678/983/145
DE: Empresa New Anión.
PARA: Sociedad científica Mexicana de ecología.
Asunto:
Nuevos productos
ecológicos.
Directora del proyecto: playeras ecológicas
García Balderas María Fernanda
La empresa New anión se llena de gusto al presentarles un proyecto
nuevo e innovador que podría ser muy útil para la sociedad, ya que es una
playera ecológica hecha de fibras de bambú las cuales se amoldan a la figura de
todas las personas, además de reducir tayas ya que hace una presión moldeada para
lucir una figura fascinante nos gustaría
que pudieran venir a la empresa para
poder mostrarles el producto y llegar a acuerdos sobre la promoción del
producto, esperó y su respuesta sea favorable ya que sería una gran innovación
en los mercados. Sin más agradezco la
atención prestada y los esperamos en la empresa New anión.
Atentamente: Directora
García Balderas María Fernanda
Certificado:
DEFINICION:
Es
un texto administrativo para constatar un hecho dentro de la institución. Los
certificados son muy fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Produce autorización suficiente dentro de la empresa, establece un
cumplimiento con lo afirmado en el documento. Si llega a ver una irregularidad
o falsedad en lo declarado, puede ser sancionado por la ley.
TIPOS DE CERTIFICADO:
- La asistencia, participación u
organización de un curso, jornada o acto.
- Resultados académicos.
- La docencia de determinado curso o
seminario.
- La experiencia profesional en diferentes
campos de trabajo.
- Los conocimientos de lenguas extranjeras.
La adecuación de un objeto a una norma.
EJEMPLO DE EMPRESA:
Certificado
El organismo de certificación
WK new
Certifica que la empresa
New Anion
Calle Alfalfa esquina con Pudin, Italia.
A tenido un buen desempeño a nivel nacional
En compra y venta de sus productos.
Atentamente:
WK new
|
Cbtis
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Documentos
mercantiles
Documentos
de compra- venta
DEFINICIÓN:
La compraventa es un contrato en virtud del cual
una de las partes se obliga a Dar una cosa y la otra a pagarla en dinero.
Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la
cosa vendida, se llama precio. Podrá ser el encargado de algunas operaciones de
compraventa. ... La Documentación mercantil es el conjunto de todos aquellos
documentos escritos.
PEDIDO
DEFINICION:
Es un documento mediante el
cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante.
Deberán
extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
REQUISITOS:
1. MEMBRETE
2. NOMBRE DEL DOCUMENTO:
pedido
3. NÚMERO CONSECUTIVO
4. NOMBRE DEL CLIENTE:
persona natural o jurídica a quien se envía la cotización y el pedido. Este
contiene razón social o nombres completos, dirección completa, teléfono, pagina
web, etc.
5. FECHA DE PEDIDO
6. FORMA DE ENTREGA O PEDIDO
7. NOMBRE DEL VENDEDOR
8. FORMA DE PAGO
9. DESCRIPCION DEL PRODUCTO:
Cantidad, referencia, valor unitario, valor total, debo coincidir con la
descripción del producto de la cotización.
10. FIRMAS: del cliente o
comprador y del vendedor.
EJEMPLO DE EMPRESA:
Nota
de entrega
DEFINICIÓN:
La
nota de entrega suelen ser documentos desconocidos por parte de la mayoría de
las empresas. Es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.
Se envía al comprador el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y entregando la copia al mensajero. Otra copia permanecerá en poder del vendedor. Es necesario guardarlo por si sucede algún inconveniente o reclamación. El uso de este no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura.
Se envía al comprador el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y entregando la copia al mensajero. Otra copia permanecerá en poder del vendedor. Es necesario guardarlo por si sucede algún inconveniente o reclamación. El uso de este no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura.
REQUISITOS:
° Debe ser lo más
explícito posible.
° La fecha de la entrega
del bien o prestación del servicio.
° El lugar de la entrega
o prestación.
° Expresión de los
artículos.
° Cantidad.
° Contenido mínimo del
albarán o nota de entrega:
° Lugar y fecha de
emisión del albarán.
° Código o número del
documento.
° Datos identificativos
del comprador y el vendedor.
° Domicilio del comprador
y vendedor.
° Lugar y fecha de entrega.
° Firma y sello del
receptor de la mercancía.
° Cantidad y descripción
de los productos.
DEFINICIÓN:
Una factura es un documento
que comprueba la realización de una transacción comercial entre un comprador y
un vendedor. La factura compromete al vendedor a entregar el producto o
servicio y obliga al comprador a realizar el pago de acuerdo a lo especificado
en dicha factura emitida. Se basa en el aprovechamiento de medios
electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los
documentos fiscales de manera digital.
REQUISITOS:
° Llevar contabilidad en un sistema
electrónico.
° Contar con su Firma
Electrónica Avanzada.
° Contar con un Certificado
de Sello Digital.
° Solicitar por lo menos una serie de Folios
Digitales al SAT.
° Que al asignarse el folio, y en su caso
serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe
simultáneamente el registro contable en las cuentas y subcuentas afectadas por
cada operación.
° Enviar mensualmente el reporte de utilización
de Folios Digitales.
Folio
fiscal:
NEW ANION S.A DE C.V
003547563
No. de serie de certificado del CSD:
6376387Y367GE894
Fecha
y hora de emisión:
Celaya,
Gto 2014-05-05.
RFC: 356647HY36HTY7
Régimen fiscal:
Persona
moral
RFC: GTY53763873476
RFC Receptor:
638F74974779B23J9
cantidad
|
Unidad
de medida
|
Descripción
del producto
|
Honorarios
|
1
|
PRODUCTO
|
Playera
con estampado en el centro.
|
$150
|
TOTAL CON LETRA:
CIENTO CETENTA Y CUATRO PESOS 00/100 M.N
|
IVA
16%:
$24
|
||
SUPTOTAL:
$174
|
|||
ISR
Retenido:
|
|||
IVA
Retenido:
|
|||
TOTAL:
$174
|
|||
Condiciones de pago: UNA
SOLA EXIVICION forma
de pago: EFECTIVO
Sello digital del CFDI:
Jhyfjfhtfhjgkbgjftfvftyfftsvhjvtyhjvffnguyfbvgffufbhgfusjfusvjhfsfvyfrsftgvsfvgghhjfbtstfhffbfef
(gbsgfsvf) vbsgfbfswbgshgfbhgsbvfv0000000046748786845vgyshft623gyaH6431GT26GY53B
Sello del SAT:
Hgfhjbbhffsfgfhhgshfjgyfhghhhbhjtfhhjgtsfjgyutshgtyfjhgshyfghthjgynhfhfnjyfgjyfhyjyjhyyhjkugrhjyfhuhhjgsfhgyhywe8893eu8io2398984ghu6476900000rhyyfjhysejhuyrsjhguitsjhuyfrbtrs.
Cadena
original de complemento de certificación digital SAT:
Uhyirhjifbfbhjtgsnbhjg93488567234y78nb3y48y712934guyejkuyt34bhuyruqg77er867848978341uhy84ghytfhjgty7r5234t
6y757834hjg67veaqwhu65h4jty86yuio347t785rjbuyr67wjihuitrejkteqhy85w8u89q2wg675erjgy.
Fecha y hora de certificación: 2014-05-05.
DOCUMENTOS
DE COBRO Y PAGO
DEFINICIÓN:
En el lenguaje cotidiano es muy común que se
empleen indistintamente los términos ingreso y cobro y las expresiones gasto y
pago. Pero, desde un punto de vista contable, esto no es así. Pagos son las salidas de dinero
y cobros las entradas que se produzcan en
la tesorería de la empresa. Así, en principio, ante el alta o la baja de algún
elemento patrimonial, la empresa paga o cobra dinero. El patrimonio
empresarial, como consecuencia de la realización de este tipo de operaciones,
no varía cuantitativamente, pero sí cualitativamente, al variar su composición.
CHEQUE
CONCEPTO:
Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que
permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que
está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta
bancaria de quien lo expide.
REQUISITOS:
1.-Lugar y Fecha de Expedición
2.-Orden incondicional de pagar una suma determinada de
dinero
3.-Nombre del librado
4.-Lugar del pago
5.-Firma del librador.
EJEMPLO DE EMPRESA:
LETRA
DE CAMBIO
CONCEPTO:
La letra de cambio es un
título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden
incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su
orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a
todos los que en ella intervienen.
REQUISITOS:
1.-La denominación de letra
de cambio
2.-La indicación del lugar y
fecha de giro
3.- La orden incondicional
de pagar una cantidad determinada de dinero o una cantidad.
4.- El nombre y el número del
documento oficial de identidad de la persona a cuyo cargo se gira
5-. El nombre de la persona
a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago
6. El nombre, el número del
documento oficial de identidad y la firma de la persona que gira la Letra de
Cambio
7.- La indicación del
vencimiento
8.-. La indicación del lugar
de pago y/o, en los casos de pago con cargo en cuenta
EJEMPLO DE EMPRESA:
CONCLUSIÓN
En
cualquier empresa, hoy en día se maneja una gran cantidad de documentos, cuyos
fines y formatos son muy distintos, se hace por lo tanto necesario que conozca tanto el fin como el formato de
determinados documentos, bien sean oficiales y mercantiles.
Es importante, saber
cada significado de cada uno de los documentos, ya que es necesario comprender,
para que se necesiten, en cualquier empresa y llevar a cabo y usar el documento
que se requiere.
COMUNICACIÓN INTERNA
ACTA ADMINISTRATIVA:
Un acta administrativa es un
documento donde el patrón deja constancia de ciertos hechos que hizo el
trabajador y menciona la infracción que cometió y a que norma se
refiere. Ley Federal de trabajo, se
mencionan las actas administrativas pero si las actas circunstanciadas de
hechos que levanta la propia autoridad laboral para dejar constancia de ciertos
hechos que tuvo conocimiento al ejercer su actuación correspondiente. Tienen
como finalidad servir de pruebas para llevar ciertos procesos laborales como lo
es la recisión de contrato sin responsabilidad para el patrón o el despido de
este.
CARACTERÍSTICAS:
1.
Fecha.
2.
Hora en que se levanta el acta.
3.
Nombre y domicilio completo de la empresa.
4.
Nombre completo de dos testigos.
5.
Descripción de los hechos.
6.
Manifestación del empleado.
7.
Nombre y puesto del empleado.
8.
Nombre y firma del empleado.
9.
Nombre y firma de quien representa la
empresa.
10. Nombre
y firma del primer testigo.
11. Nombre
y firma del segundo testigo.
EJEMPLO:
NEW
ANION SA.DE CV
ACTA ADMINISTRATIVA
18:40 horas del día 24 de marzo del 2014.
Calle: Finlandia, Col.
Alfalfa esquina con Pudin
, No. 456A, Código postal:
38080,
Estado Italia, Castelcandolfo.
Testigo 1.- Macías Ortiz
Alexis Jhair. Testigo 2.- Mancera
Sánchez David.
En está presente acta se le
hace el conocimiento de premiar a la ingeniera Ramírez Rodríguez Rebeca Por el
gran desempeño en la empresa a lo largo de su contrato con New Anión. La
Ingeniera García Balderas María Fernanda destaco el enorme trabajo de su
compañera en la institución lo cual se le agradece a ambas.
Al gran esfuerzo de Ramírez Rodríguez Rebeca se le aumentará el sueldo por su trabajo laboral en esta.
Al gran esfuerzo de Ramírez Rodríguez Rebeca se le aumentará el sueldo por su trabajo laboral en esta.
Ramírez Rodríguez Rebeca, Mercadotecnia.
Representante de la Empresa, Salazar Espinosa María del
Carmen.
Testigo 1.- Macías Ortiz Alexis Jhair. Testigo 2.- Mancera Sánchez
David
CIRCULAR
La carta circular es un
documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento
actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos,
empleados, etc. Normalmente una carta circular comunica una determinada
información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a
muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado,
imprimiéndose gran cantidad de éstas.
CARACTERÍSTICAS:
• Por la característica de este documento
informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar
términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin
rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera
clara, concisa y ordenada.
REQUISITOS:
1)
Numeración de la circular.
2)
Título.
3)
Cuerpo.
4)
Lugar y fecha.
5)
Firma y sello.
EJEMPLO:
NEW ANION S.A. DE C.V
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS HUMANOS
CELAYA, GTO 28 DE
MARZO 2014
CIRCULAR
PRESENTE:
Por este conducto, les
recuerdo a todas aquellas personas que no han tenido su periodo vacacional
pasen al departamento de recursos humanos ya que les asignaremos los días vacacionales.
Atentamente:
_______________________
LIC. María Fernanda García
Administradora De Recursos
Humanos
INFORME
CONCEPTO:
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
CARACTERÍSTICAS:
·
Claridad: esto significa que, debe ser
entendible
·
Replicabilidad: es decir, que sólo con leer
el comunicado y sus conclusiones, otra persona pueda repetirlo para comprobar
·
Un informe escrito completo consta de: Una
introducción, diseño experimental, resultados, conclusiones y bibliografía.
·
Marco teórico:
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
·
Hipótesis:
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
·
Resultados:
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
·
Interpretación de los resultados:
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
INFORME
CONCEPTO:
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
CONCEPTO:
Es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. En ellos se presentan hechos obtenidos o verificados por el autor.
CARACTERÍSTICAS:
·
Claridad: esto significa que, debe ser
entendible
·
Replicabilidad: es decir, que sólo con leer
el comunicado y sus conclusiones, otra persona pueda repetirlo para comprobar
·
Un informe escrito completo consta de: Una
introducción, diseño experimental, resultados, conclusiones y bibliografía.
·
Marco teórico:
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
Donde se fundamenta, con base bibliográfica, todo lo concerniente al tema de la investigación
·
Hipótesis:
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
Es la respuesta anticipada al fenómeno observado o problema planteado
·
Resultados:
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
En esta parte se señalan las observaciones, mediciones, y resultados de la experimentación
·
Interpretación de los resultados:
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
Debe entregar algo nuevo y no sólo describir lo que las tablas y/o gráficos señalan.
EJEMPLO DE EMPRESA:
Celaya Gto, 30 de marzo de 2014
Rebeca Ramírez Rodríguez
Gerente de Recursos humanos
Principalmente inicio con un cordial saludo, para todos
aquellos que leen este informe, quiero decirle, e informarle a cabo cómo va el
funcionamiento de la empresa New anión en esta empresa lo que queremos es ir
transformando, y creando es un nuevo estilo de moda para vestir, a toda las
personas, para nosotros los trabajadores de la empresa nos importa el ver como
se verían nuestros modelos a todas las personas que la utilicen queremos verlos
satisfechos con nuestro trabajo, queremos que consuman de nuestro producto, para
que nuestra empresa valla creciendo más, y sentirnos más satisfechos, queremos
hacer un buen trabajo y para eso necesitamos al apoyo suficiente de las
personas que no ayudan a crear el modelo de ropa. Y a las personas que nos
ayudan a crearlo, para que el modelo salga perfecto para usted.
Gracias a las personas que compran de nuestra mercancía,
las ganancias del producto van creciendo cada día, ya que a las personas les
gustan el producto que nosotros les estamos ofreciendo con un cariño especial
para que vistan cómodamente, y a su gusto, las ventas fueron creciendo más,
cada vez nos mandaban más cartas de pedidos, que necesitaban más de nuestro
producto, porque a todos los lados que vendíamos nuestra mercancía, siempre se
les ha terminado, nuestro producto a sido aceptado de acuerdo a las encuestas ,
el producto se ha vendido de manera favorable ya que piden más y más J
Firma: Encargada de ventas, Lic.: Rebeca Ramírez
Rodríguez.
MEMORANDUM
El memorándum es la manera
de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de
una empresa, institución o dependencia de gobierno. Un
memorándum es un documento escrito que es menos formal que la carta y se
utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el
objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y más.
REQUISITOS:
1)
Nombre(s) a quien se dirige.
2)
Nombre(s)
del remitente(s).
3)
Fecha.
4)
asunto.
5)
escrito redactado brevemente.
6)
firma(s).
EJEMPLO:
NEW ANION S.A DE C.V
MEMORANDUM
PARA: Dpto. Producción.
DE: Dpto. Recursos
Humanos.
FECHA: 28
de marzo 2014.
ASUNTO:
Acelerar el ritmo de producción.
Seles
comunica que necesitamos que aceleren el ritmo de producción lla qué hemos
tenido algunos contratos atrasados por el bajo desempeño que han tenido. Se
recompensara a las personas que tengan mejor producción.
García
Balderas María Fernanda
Administradora
de Recursos Humanos.
MEMORÁNDUM
INTERNO:
CONCEPTO:
Es un documento escrito que
se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este
documento es el traspaso de información de manera breve.
REQUISITOS:
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.
.
CARACTERISTICAS:
o
Un documento breve y directo.
o
Funcional y práctico.
o
Interno.
o
Circula dentro de la institución.
o
Sobre todo de acción inmediata.
NEW ANION S.A. DE C.V
Memorándum interno
De:
departamento de ventas
Para:
comerciales
Asunto:
junta a las 3:00 pm
Día:
1 de abril del 2014
Se
le informa que abra una junta a las 3:00 pm en la sala de conferencias con el
asunto de la aceptación de nuevos modelos para su fabricación, producción y
venta.
______________________
Macías
Ortiz Alexis Jhair
Director
de ventas
MEMORANDO
EXTERNO:
CONCEPTO:
Un
memorando es un documento utilizado para comunicarse con personas o compañías
fuera de la tuya. Estos son conocidos como memorandos externos y pueden ser un
poco más extensivos a la hora de escribirlos.
REQUISITOS:
° Para: (El destinatario, con su cargo o rol)
° De: (nombre y cargo de quien lo envía)
° Fecha:
° Asunto:
°
Plantear un problema o asunto
MEMORANDUM EXTERNO
De:
Departamento de recursos humanos
Para:
Modatelas
Asunto:
Reinició de contrato
Por este medio comunicamos a
la empresa modatelas que reiniciaremos el contrato de la compra de las telas ya
que se ha terminado el tiempo contratado y aremos un nuevo contrato de 1 año 6
meses.
____________________
Firma
Lic. Mancera Sánchez
Fernando David
CBTIS 198
DOCUMENTO
INTERNO Y EXTERNO.
INTEGRANTES:
Rebeca
Ramirez Rodríguez.
María Del
Carmen Salazar Espinosa.
María
Fernanda García Balderas.
Fernando
David Mancera Sánchez.
Alexis Jhair
Macías Ortiz.
Concepto:
Una carta es un tipo de comunicación escrita entre dos personas, que ha
presentado significativas variaciones a lo largo del tiempo. Sin embargo, la
estructura de su escritura no ha variado de manera notable, aunque sí lo han
hecho sus soportes y modos de envío. Si antes necesitábamos un trozo de papel y
bolígrafo para escribir una carta, hoy con una computadora y un procesador de textos, es
suficiente.
La estructura de
una carta, que decíamos no ha variado demasiado en el tiempo, se compone de
tres partes esenciales: presentación, cuerpo y
final o despedida.
Carta Comercial:
La carta comercial
sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una
empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial
y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen
varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de
reclamación, de ofertas, de solicitudes de información y publicidad. Poseen un
esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Requisitos:
1.- Fecha.
2.- Dirección.
3.- Saludo
inicial.
4.- Introducción.
5.- Despedida.
6.- Firma.
EJEMPLO:
Italia,
Castelcandolfo, 24 de marzo del 2014Calle: Finlandia,
Col. Alfalfa esquina con Pudin #456A,
Código
postal: 38080.
Sr. Martínez
Escogido Said Alexis.
Asunto:
Inauguración de la empresa New Anión.
Apreciado Cliente: Tomo
contacto con usted para anunciarle el próximo evento en las instalaciones de la
empresa que se realizara el día 26 de mayo del 2014, a las 13:00 horas. Esta
reunión se tratará de la inauguración de la empresa. Esta invitación será solo
remitida a nuestros mejores clientes, le mando un cordial abrazo.
Atentamente:
Salazar Espinosa María del Carmen.
Área de producción.
Salazar Espinosa María del Carmen.
Área de producción.
Carta
de Acuse de pedido:
Concepto:
Adelantar
propuestas de pedido para no generar paros por insuficiencia de materias
primas.
Requisitos:
Inventario físico sobre materias primas.
Coordinación
con compras para tener espacios en pedidos
Almacenaje
para poder res guardarlo con seguridad
.
Esto
se obtiene con gente capacitada, calificada, comprendida con la empresa para la
seguridad de la empresa.
Ejemplo:
C/ Mayor 6
Juan
José López (Proveedor)
C/Cerrada 3
Celaya, 11,01
Les pedimos mucho, por el siguiente pedido
para tener el material suficiente en la empresa, queremos pedir…
654
Unidades Ref. 111, al precio 362
Para
mayor seguridad, para la empresa requerimos que la entrega del pedido sea, en
la puerta de la empresa del almacenaje.
Carta de carácter
Administrativo:
La carta
administrativa es un tipo de documento, que generalmente es utilizado
para poder informar a una tercera persona que se encuentre competente dentro de
un campo establecido, de las decisiones administrativas que han sido tomadas,
es decir que el fin principal de una carta administrativa es poder informar a
las personas interesadas una decisión, pero esta información se realiza de
manera formal.
Cuerpo:
1.- Fecha.
2.- Destinatario.
3.- Asunto.
4.- Firma
.
Italia
Castelcandolfo a 24 de enero del 2014.
Estimado
solicitante.
Presente.
En relación a su
solicitud de ascender de puesto que establece la ley del artículo 18, tuvo a
bien común otorgar su solicitud por el buen desempeño en la institución New Anión
y su gran eficacia en su departamento.
Lic. Gral. García
Balderas María Fernanda
Carta
de respuesta a una reclamación:
Concepto:
Es un
producto no conforme, sobre un producto que especifica unas normas y no los
está cumpliendo, para asegurarnos que no pase eso se toma el ejemplo de las 5 s
que son los requisitos, que significa.
Requisitos:
Separar
Remover
Limpiar
I Identificar.
ejemplo de empresa:
Marzo 23
de 2012
Principalmente
inicio con un cordial saludo, el asunto de esta carta es para quejarme de un
pedido que no se me realizo tan como lo pedí, Nos mandaron unas cosas que no
pedimos, y las que pedimos, no están completas, quisiera quejarme, por el que
no mandaron el material como se debía.
Sin más
por el momento, quisiera una contestación respecto al asunto que acabo de
mencionar, no se cual fue el problema, no se si no tenían el material
suficiente, o no se entendió el pedido, quisiera saber su respuesta y más por
el momento sería todo de mi parte.
Firma:
Carta de envió de
extracto de cuenta:
Es un medio de
prueba, exigiendo de una manera restrictiva, un extracto de cuenta bancaria o
un documento que emana de otro estado miembro o visado por uno de sus servicios
consultados.
Características:
1.- Contiene el
nombre de otra empresa (remitente).
2.- La fecha.
3.- A quien va
dirigida.
4.- Mensaje.
5.- Firma de quien
lo envía.
ejemplo de empresa:
Comisión de Electricidad.
08003, Italia.
Tel: 93.305.25.30.
I italia a 24 de
enero del 2014.
Empresa New Anión:
Su plazo de cuenta
ha vencido, solicitamos su presencia en las oficinas de nuestra institución
para así requerir su pago de luz, ya que nos veremos en l penosa necesidad de
ir a su lugar de trabajo y cortarles la luz.
Atentamente:
Comisión de
Electricidad.
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada
y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que
se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Definición:
La correspondencia de entrada tiene obligación de registrar los
documentos que entran en la empresa, solo la tiene los órganos Públicos; porque
la mayoría de las empresas lo llevan a efectos para conseguir una rápida y cómoda
localización de ella.
Requisitos:
- Recepción y clasificación
- Apertura y comprobación
- Registro
- Distribución
CORESPONDENCIA DE SALIDA
DEFINICION:
La correspondencia de salida se utiliza para el
registro del rigen las mismas normas que con la entrada. la hoja dela
correspondencia salida de los asientos realizados por una unidad, con la
posibilidad de realizar filtros en función de la unidad de registro destino o
fecha de salida se encarga de confirmar
las pre salidas realizadas por las unidades desde el Registro General.
Requisitos:
·
DATOS DE ENTRADA
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DESTINO ENVIO
·
ASUNTO
·
ORIGEN
·
OBSERVACIONES
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MES
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DÍA
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DESTINATARIO
·
LOCALIZACIÓN
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FECHA
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CLASE
ANEXO
